بناء دليل سياسات وإجراءات الشركات يعتبر عملية مهمة لتوضيح السياسات والإجراءات التي يجب على موظفي الشركة اتباعها في مختلف الجوانب الإدارية كذلك التشغيلية. بناء على ذلك إليك خطوات بناء دليل سياسات وإجراءات للشركة بشكل متسلسل:
1- التخطيط والتحضير
1- تحديد الأهداف والنطاق:
- تحديد الأهداف الرئيسية للدليل عن طريق تحديد الاستراتيجيات، مثل توضيح السياسات الأساسية والإجراءات في الموارد البشرية، والمالية، والسلامة، والتشغيل.
- تحديد نطاق الدليل، أي المجالات التي ستشملها السياسات والإجراءات.
2- تحديد هيكل الدليل:
- تقسيم الدليل إلى فصول أو أقسام بناءً على المجالات الرئيسية كالتالي: على سبيل المثال قسم للموارد البشرية، وآخر للمالية، وقسم للسلامة والصحة المهنية، وقسم للعمليات والإجراءات العامة.
2- التحليل والتقييم
1- جمع المعلومات:
- جمع المعلومات اللازمة من مصادر مختلفة داخل الشركة، مثل السياسات الحالية، والإجراءات القائمة، والأدلة التشغيلية.
2- تحليل وتقييم الاحتياجات:
- تحليل الفجوات في السياسات والإجراءات الحالية.
- تحديد الاحتياجات الجديدة والمطلوبة لتحسين الأداء وضمان الامتثال.
3- صياغة السياسات والإجراءات
1- صياغة السياسات:
- كتابة السياسات العامة والمبادئ التوجيهية التي تحدد سلوك وممارسات الموظفين في كل مجال.
- تأكيد الأهداف والمعايير التي يجب أن تتبعها السياسات.
2- تطوير الإجراءات:
- كتابة إجراءات تفصيلية وخطوات محددة يجب اتباعها لتنفيذ السياسات بشكل صحيح.
- تضمين التفاصيل العملية مثل الخطوات اليومية، والمهام، والمسؤوليات.
4- مراجعة والموافقة
1- مراجعة من قبل الخبراء:
- مراجعة مسودة الدليل من قبل متخصصين في كل مجال، مثل المحاسبين، وخبراء الموارد البشرية، وخبراء السلامة.
2- الموافقة النهائية:
- الحصول على الموافقة النهائية من إدارة الشركة أو الجهة المختصة قبل نشر الدليل للاستخدام.
5- تنفيذ وتوزيع
- توزيع الدليل على جميع الموظفين وضمان فهمهم للسياسات والإجراءات.
- تقديم التدريب على الدليل والتأكد من تطبيقه بشكل صحيح.
6- متابعة وتقييم
- إجراء مراجعات دورية للدليل لضمان تحديثه والتأكد من توافقه مع التطورات الداخلية والخارجية.تقديم التحسينات اللازمة بناءً على التقييمات الدورية.
7- الاستجابة للتغييرات
- تحديث الدليل بناءً على أي تغييرات في السياسات أو القوانين أو الظروف التشغيلية الجديدة.
ملاحظات إضافية:
- يجب أن تكون السياسات والإجراءات مكتوبة بطريقة واضحة وبسيطة لتسهيل الفهم والتطبيق.
- يفضل توفير أمثلة ونماذج عملية للمساعدة في التطبيق الفعلي للسياسات والإجراءات مثل السياسات الأساسية للمملكة.
في النهاية باتباع هذه الخطوات، يمكن للشركات بناء دليل شامل للسياسات والإجراءات يعزز من كفاءة العمل ويضمن الامتثال الكامل للمعايير واللوائح الداخلية والخارجية.
