مسك الدفاتر واهميتها لأصحاب الشركات والمدراء لاتخاذ القرارات وحماية اصول الشركة
مسك الدفاتر واهميتها لأصحاب الشركات وخاصة أصحاب المشاريع الصغيرة والمتوسطة يرغب الكثير في معرفة معلومات عنها
وذلك لأن مسك الدفاتر هو عملية تسجيل والحفاظ على المعاملات المالية للشركة، فهي تعتبر من أهم وظائف لأي شركة
حيث أنها تساعد في تتبع الصحة المالية للمنظمة وهو أساس Accounting ويساهم في توفير المعلومات اللازمة التي تساعد في إعداد البيانات المالية والإقرارات الضريبية
لذا فيحتاج أصحاب المشاريع إلى نظام مسك الدفاتر من أجل الحفاظ على المعاملات المالية وتسجيلها والتأكد من أن إنفاق أموال الشركة أو المشروع يتم في المسار الصحيح
ومن خلال هذا المقال سوف نوضح الوظائف الأساسية لهذا النظام ومدى أهميته في المحاسبة.
مسك الدفاتر واهميتها لأصحاب الشركات
من أجل التعرف على مسك الدفاتر واهميتها لأصحاب الشركات فيجب أولا معرفة المفهوم فيمكن القول أنه عبارة عن
العملية التي تهدف إلى تسجيل كل المعاملات المالية التي تقوم الشركة بإجرائها ويتحمل المحاسب مسؤولية تقييد وترحيل وتنظيم كل قيد ومعاملة خاصة بالشركة
وذلك حتى يتم إعداد البيانات والتقارير المالية وتقديم الإقرارات الضريبية وعرض وضع الشركة المالي بشكل دقيق وسليم من أجل اتخاذ القرارات الصحيحة والحفاظ على الاستقرار المالي.
وظيفة مسك الدفاتر
يتيح هذا النظام فرصة تسجيل المعاملات المالية المختلفة بطريقة منظمة ودقيقة كما يعتبر نظام مسك الدفاتر عنصر أساسي
والذي يساعد في الحصول على المعلومات المالية اللازمة لإدارة مشروع تجاري ناجح وتتمثل أهم الوظائف الخاصة بهذا النظام فيما يلي:
- تسجيل المعاملات المالية.
- ترحيل الديون والائتمانات.
- تقديم الفواتير.
- إعداد الميزانية العمومية.
- إنشاء قائمة التدفق النقدي.
- إعداد قائمة الدخل.
- إعداد رواتب الموظفين.
- الموازنة العامة للشركة.
- إعداد دفتر اليومية ودفتر الأستاذ.
كيفية مسك الدفاتر
بعد التعرف على مفهوم وأهم وظائفه سوف يتم توضيح الكيفية والذي يساعد بشكل كبير في معرفة مسك الدفاتر واهميتها لأصحاب الشركات
فإن عملية مسك الدفاتر المحاسبية للشركات هي في الأساس عملية محاسبية لتسجيل كافة المعلومات التي تتعلق بالمعاملات والأنشطة المالية للشركة، وسوف نوضح فيما يلي كيفية مسك الدفاتر:
إعداد وثائق المصدر لجميع المعاملات
إن وثائق المصدر هي نقطة البداية في عملية مسك الدفاتر.
تحديد وإدخال الآثار المالية المترتبة على المعاملات
يجب أن يتم تسجيل المعاملات ذات الآثار المالية سواء كانت الشركة في أفضل حال أو في أسوأ حال، وتبدأ العملية عن طريق تحديد المعلومات عن كل معاملة.
إدخال الآثار المالية الأصلية في السجلات والحسابات
تتم هذه العملية عن طريق استخدام وثيقة المصدر لكل معاملة، فإن ماسك الدفاتر يقوم بإجراء أول تسجيل أو التسجيل الأصلي، في السجل
ومن ثم في حسابات الشركة، ويتم الاحتفاظ بسجل يشمل كل المعاملات في مكان واحد ويتم تسجيل كل معاملة في إثنين من الحسابات التي تأثرت بالمعاملة.
أداء إجراءات انتهاء الفترة
تعتبر هذه الإجراءات من أهم الخطوات وذلك لتحديث وتجهيز السجلات المحاسبية لإعداد التقارير المحاسبية والإقرارات الضريبية والبيانات المالية للإدارة.
دمج ميزان المراجعة المعدل
هذا الميزان هو الأساس لإعداد التقارير والإقرارات الضريبية والبيانات المالية.
غلق الدفاتر
يتم غلق الدفاتر المحاسبية للسنة المالية التي انتهت والبدء في التجهيز لعملية مسك الدفاتر للسنة المالية الجديدة.
أنواع الدفاتر
عند التعرف على هذا النظام واهميته لأصحاب الشركات يجب معرفة أهم أنواع هذه الدفاتر، وتتمثل هذه الأنواع فيما يلي:
دفتر اليومية
هو دفتر يتم من خلاله تسجيل كل المعاملات المالية اليومية للشركة بما في ذلك الالتزامات والأصول والإيرادات وحقوق الملكية وغيرها من الأصول ويتكون دفتر اليومية من خانتين أحدهما مدين والآخر دائن.
مكونات الدفتر
يضم دفتر اليومية حساب مدين وحساب دائن ورقم القيد وتاريخ المعاملة وتفاصيل العملية والمبالغ ورقم صفحة الاستاذ لترحيل المعاملات.
الغرض
تسجيل أي معاملة تتم في الشركة بشكل يومي وترحيل الحسابات إلى دفتر الأستاذ.
دفتر الأستاذ
هو دفتر يتم من خلاله تجميع وترحيل القيود التي توجد في دفتر اليومية الخاصة بحساب محدد لتوضيح حركة الحساب والرصيد.
مكونات الدفتر
يتكون من حساب الأصول والخصوم والإيرادات والمصروفات وحقوق الملكية.
الغرض
توضيح رصيد كل حساب تم فتحه في الدفتر قبل أن يتم ترحيله إلى ميزان المراجعة.
الآثار المترتبة على عدم مسك الدفاتر
يساعد هذا النظام على تنظيم الشؤون المالية والحفاظ عليها وفهم الحالة المالية للشركة
كما أن غيابه يعني فقدان كل شيء، وتتمثل الآثار المترتبة على عدم مسك الدفاتر فيما يلي:
الربح والخسارة
لن تستطيع معرفة أرباحك وخسائرك بسبب عدم وجود نظام يقوم بتسجيل كل معاملة خاصة بنشاطك.
مخالفة القانون
يتطلب القانون وحتى الضرائب الاحتفاظ بسجلات مالية منفصلة عن حسابك الشخصي ويمكن أن يؤدي عدم القيام بذلك إلى تعرضك أنت والشركة لعقوبات وغرامات.
غياب التخطيط الاستراتيجي
يساعد هذا النظام في منح القدرة على النظر إلى الأداء السابق والتخطيط بالشكل السليم للمستقبل.
لا يمكن قياس الأداء
غياب هذا النظام ر يعني عدم وجود بيانات مالية وعدم القدرة على تحليل وقياس ومعرفة أداء الشركة.
فقدان الشفافية والكفاءة
صعوبة العثور على المعلومات المالية اللازمة في الوقت المناسب مما يؤدي إلى فقدان الكفاءة والشفافية.
اتخاذ قرارات خاطئة
عدم القدرة على اتخاذ قرارات صحيحة ومربحة بدون المعلومات المالية الصحيحة.
أهمية مسك الدفاتر الدقيق
إن مسك الدفاتر الدقيق يعتبر عنصر أساسي في أي شركة ناشئة
كما يساعد الشركات على تتبع أدائها المالي واتخاذ قرارات صحيحة والامتثال للمتطلبات القانونية والضريبية وفيما يلي سوف نوضح أهميته وفوائده للشركات:
مسك الدفاتر والإدارة المالية
يساعد الشركات في إدارة شؤونها المالية بفعالية ويقدم صورة واضحة عن الوضع المالي للشركة
بما في ذلك التدفق النقدي والإيرادات والمصروفات كما تساعد هذه المعلومات الشركات على اتخاذ قرارات صحيحة بشأن الميزانية والاستثمار والتخطيط للنمو المستقبلي.
الامتثال الضريبي
يعد هذا النظام من الأمور المهمة للامتثال للقوانين واللوائح الضريبية فهو يوفر سجل لجميع المعاملات المالية
ويساعد الشركات على إعداد إقرارات ضريبية دقيقة، كما يمكن أن يؤدي عدم الامتثال لقوانين الضرائب إلى فرض عقوبات وغرامات ومسائل قانونية يمكن أن تضر بسمعة الشركة.
مسك الدفاتر وتخطيط الأعمال
يعتبر أمر ضروري للشركات التي ترغب في النمو والتوسع فهو يوفر معلومات قيمة عن الأداء المالي للشركة
والتي يمكن أن يتم استخدامها حتى يتم تحديد المجالات التي تتطلب التحسين، وتساعد هذه المعلومات الشركات على اتخاذ قرارات صحيحة بشأن الاستثمار والتوسع وفرص الأعمال الأخرى.
ثقة المستثمر
يحتاج المستثمرون والمقرضون إلى معلومات مالية دقيقة قبل الاستثمار في الأعمال التجارية فيوفر مسك الدفاتر الدقيق للمستثمرين صورة واضحة عن الأداء المالي للشركة
مما يؤدي إلى بناء الثقة في العمل وبالتالي زيادة فرص الاستثمار والنمو للأعمال التجارية.
مسك الدفاتر وحفظ السجلات
يوفر مسك الدفاتر الدقيق سجل لجميع المعاملات المالية بما في ذلك الفواتير والإيصالات والمستندات المالية الأخرى
كما تعتبر هذه المعلومات حاسمة في حالة وجود تدقيق أو نزاع قانوني كما أنه يساعد الشركات على تتبع أدائها المالي مع مرور الوقت
والذي يمكن استخدامه حتى يتم تحديد الاتجاهات واتخاذ قرارات صحيحة.
أهمية مسك الدفاتر لأصحاب الشركات
إن مسك الدفاتر واهميتها لأصحاب الشركات من أكثر الأمور التي يتم البحث عنها خاصة وأنه عملية تسجيل وتتبع المعاملات المالية
بما في ذلك المبيعات والمشتريات والإيصالات والمدفوعات فهو يساعد أصحاب الشركات على متابعة وضعهم المالي
وفهم ربحية أعمالهم واتخاذ قرارات صحيحة كما يمكن أن يساعد مسك الدفاتر الجيد في تحديد المشكلات والفرص المحتملة والتخطيط للمستقبل.
مبادئ مسك الدفاتر الأساسية
يجب على أصحاب الشركات اتباع بعض مبادئ مسك الدفاتر الأساسية بما في ذلك الاحتفاظ بسجلات دقيقة والفصل بين الشؤون المالية التجارية والشخصية
وتسوية الحسابات بشكل منتظم، ومن المهم الحفاظ على كل الإيصالات والفواتير والمستندات المالية الأخرى بشكل منظم.
الاستعانة بمصادر خارجية لمسك الدفاتر
تعتبر الاستعانة بمصادر خارجية من أهم الأشياء التي توضح مسك الدفاتر واهميتها لأصحاب الشركات ويتضمن ذلك الاستعانة بشركة خارجية لإدارة مسك الدفاتر الخاصة بك
فيمكن أن يكون الاستعانة بمصادر خارجية فعال من حيث التكلفة ويمكن أن يوفر الوقت للتركيز على جوانب أخرى من العمل
ومع ذلك فمن المهم جدا اختيار شركة ذات سمعة طيبة والتأكد من أن لديها الخبرة اللازمة لإدارة أموالك بشكل فعال.
في نهاية هذا المقال لقد عرضنا مفهوم مسك الدفاتر واهميتها لأصحاب الشركات والتي تعتبر من أهم العناصر التي يجب الاعتماد عليها والذي يساعد في إدارة الشركات بطريقة صحيحة وفعالة.
اقرأ أيضًا:
تسعير المعاملات في السعودية: الدليل الإرشادي للتسعير
جزاء عدم مسك الدفاتر التجارية وعدم اعداد القوائم المالية
ضريبة القيمة المضافة في السعودية وكيفية حسابها
فيديو عن أهمية المحاسبة وتدقيق القوائم المالية و عدم التضحية بأهميتهم مقابل توفير التكلفة
